- Kunde
- Maschinenbau, ~120 Mitarbeitende
- Ort
- Wels-Land, Oberösterreich
- Bereich
- HR & Onboarding
Ausgangslage
Dokumente waren verstreut, Versionen unklar, Wissen steckte in Köpfen. Neue Mitarbeitende mussten für einfache Fragen Kolleginnen und Kollegen unterbrechen.
- 50+ Dokumente auf SharePoint und Netzlaufwerken, keine verlässliche „Single Source“
- Gleichartige Fragen: Urlaubsregeln, Reisekosten, Schichttausch, Sicherheitsunterweisungen
- 3–5 Kurzfragen pro Tag an erfahrene Mitarbeitende, Fokus geht verloren
- Kein Überblick, welche Themen im Onboarding wirklich haken
- Kein Rollenbezug: Produktions-, Büro- und Service-Teams brauchen unterschiedliche Infos
Wie wir es gelöst haben
Der Wissensassistent ist als Chat in Teams angepinnt. Er beantwortet Standardfragen direkt, zeigt die Quelle (Dokument und Abschnitt) und verlinkt dorthin. Für Sonderfälle erzeugt er einen vorbefüllten HR-Ticket-Entwurf.
Inhalte kommen aus einem geprüften FAQ-Katalog und der bestehenden Dokumentation (SharePoint, Confluence, Handbuch). Zugriffe sind rollenbasiert.
Ein kleines Dashboard zeigt, welche Fragen häufig auftreten und wo Inhalte nachgebessert werden müssen. Betrieb in der eigenen Microsoft-365-Umgebung, DSGVO-konform mit vollständigem Protokoll.
Ergebnis nach 8 Wochen Messung
- –55 %Unterbrechungen der Schlüsselpersonen
- < 30 Sekbis zur Antwort auf Standardfragen
- –1 WocheEinarbeitung pro Rolle bis „selbstständig in Kernaufgaben“
- ~90 %Abdeckung typischer Onboarding-Fragen
Klingt nach euch?
Beschreib kurz, was bei euch händisch läuft. Du bekommst innerhalb eines Werktags drei Terminvorschläge und eine ehrliche Einschätzung. Auch wenn die heißt: Lass es.
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