- Kunde
- Dienstleistung, ~90 Mitarbeitende
- Ort
- Linz, Oberösterreich
- Bereich
- Management
Ausgangslage
Viele Meetings, wenig Nachverfolgung. Wissen steckte in Notizen, Aufgaben gingen unter, niemand hatte einen Gesamtüberblick.
- 30–40 Meetings pro Woche, Protokolle oft erst Tage später
- Unklare Verantwortungen („Wer macht das bis wann?“)
- Manuelle Ablage in Ordnern und Chats, schwer auffindbar
- Keine Kennzahlen zu offenen Punkten und Erledigungsquote
- Hoher Aufwand: 60–90 Minuten Nachbereitung je Besprechung
Wie wir es gelöst haben
Meetings werden mit Einwilligung direkt aus Teams oder Zoom aufgezeichnet und im eigenen M365-Tenant verarbeitet. Das System erstellt eine Transkription mit Sprechererkennung, markiert Entscheidungen, Risiken und To-dos, schlägt Fristen vor und weist Verantwortliche zu.
Der Host prüft die Kurzfassung in zwei bis drei Minuten und veröffentlicht sie: Protokoll per E-Mail oder Teams-Post mit Link zur Quelle, Aufgaben automatisch in Planner oder Asana mit Fälligkeitsdatum, Gesprächsnotiz im CRM bei kundenbezogenen Terminen.
Ein Dashboard zeigt offene Punkte, Erledigungsquote und Durchlaufzeit. DSGVO-konform mit Aufbewahrungsfristen, Rollenrechten und Protokollierung sämtlicher Zugriffe.
Ergebnis nach 6 Wochen Messung
- 5–10 MinNachbereitung statt 60–90 Minuten
- +22 PPTermintreue bei To-dos
- –80 %offene Punkte ohne Verantwortliche
- –70 %Suchzeit für Protokolle und Entscheidungen
Klingt nach euch?
Beschreib kurz, was bei euch händisch läuft. Du bekommst innerhalb eines Werktags drei Terminvorschläge und eine ehrliche Einschätzung. Auch wenn die heißt: Lass es.
Erstgespräch ausmachen