- Kunde
- B2B-Fertiger, 80 Mitarbeitende
- Ort
- Zentralraum, Oberösterreich
- Bereich
- Automatisierung
Ausgangslage
Zu viele Mails, zu wenig Struktur. Standardtexte wurden kopiert, Rückfragen kamen zu spät, Prioritäten fehlten. Das kostete Abschlüsse und Nerven.
- 60–80 Angebotsmails pro Woche, Peaks nach Messen
- Keine saubere Priorisierung, Standardfälle blockieren Fachkräfte
- Fehlende Angaben führen zu Ping-Pong-Mails
- Mails gehen im Team-Postfach unter (Urlaub, Krankheit)
- Keine Transparenz über Antwortzeiten und Quote
Wie wir es gelöst haben
Eingehende Mails werden automatisch gelesen, Kernangaben (Produkt, Menge, Termin, Ort, Kontaktdaten) extrahiert und gegen Preise und Verfügbarkeit geprüft.
Standardfälle erhalten sofort eine freigegebene Antwortvorlage. Sonderfälle landen mit Entwurf, Checkliste und Priorität beim richtigen Mitarbeitenden.
Jede Aktion wird DSGVO-konform protokolliert und im Dashboard sichtbar gemacht.
Ergebnis nach 6 Wochen Messung
- ~15 Minmediane Antwortzeit
- +20–25 %Abschlussquote in der Angebotsphase
- ~6 StdRoutinearbeit pro Woche entlastet
- deutlich wenigerFehler in Standardantworten
Klingt nach euch?
Beschreib kurz, was bei euch händisch läuft. Du bekommst innerhalb eines Werktags drei Terminvorschläge und eine ehrliche Einschätzung. Auch wenn die heißt: Lass es.
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