Anforderungen & Herausforderungen
Dokumente waren verstreut, Versionen unklar, Wissen steckte in Köpfen. Neue Mitarbeitende mussten für einfache Fragen Kolleginnen und Kollegen unterbrechen.
- 50+ Dokumente auf SharePoint/Netzlaufwerken, keine verlässliche „Single Source“
- Gleichartige Fragen: Urlaubsregeln, Reisekosten, Schichttausch, Sicherheitsunterweisungen
- 3–5 Kurzfragen pro Tag an erfahrene Mitarbeitende, Fokus geht verloren
- Kein Überblick, welche Themen im Onboarding wirklich haken
- Kein Rollenbezug: Produktions-, Büro- und Service-Teams brauchen unterschiedliche Infos
Wie wir es gelöst haben
Der Wissens-Assistent ist als Chat in Teams „angepinnt“. Er beantwortet Standardfragen direkt, zeigt die Quelle (Dokument und Abschnitt) und verlinkt dorthin. Für Sonderfälle erzeugt er einen vorbefüllten HR-Ticket-Entwurf. Inhalte werden über einen geprüften FAQ-Katalog und die bestehende Dokumentation (SharePoint/Confluence/Handbuch) eingespielt; Zugriffe sind rollenbasiert. Ein kleines Dashboard zeigt, welche Fragen häufig auftreten und wo Inhalte nachgebessert werden müssen.
Ergebnisse nach 8 Wochen Messung: Unterbrechungen der Schlüsselpersonen –55 %, Zeit bis zur Antwort auf Standardfragen < 30 Sekunden, Einarbeitungszeit bis „selbstständig in Kernaufgaben“ –1 Woche pro Rolle, Abdeckung typischer Onboarding-Fragen ~90 %. Betrieb in der eigenen Microsoft-365-Umgebung, DSGVO-konform mit vollständigem Protokoll.
Was wir noch geschaffen haben
