Anforderungen & Herausforderungen
Viele Meetings, wenig Nachverfolgung. Wissen steckte in Notizen, Aufgaben gingen unter, niemand hatte einen Gesamtüberblick.
- 30–40 Meetings/Woche, Protokolle oft erst Tage später
- Unklare Verantwortungen („Wer macht das bis wann?“)
- Manuelle Ablage in Ordnern/Chats, schwer auffindbar
- Keine Kennzahlen zu offenen Punkten und Erledigungsquote
- Hoher Aufwand: 60–90 Min Nachbereitung je Besprechung
Wie wir es gelöst haben
Meetings werden mit Einwilligung direkt aus Teams/Zoom aufgezeichnet und im eigenen M365-Tenant verarbeitet. Das System erstellt eine Transkription mit Sprecher-Erkennung, markiert Entscheidungen, Risiken und To-dos, schlägt Fristen vor und weist Verantwortliche zu.
Der Host prüft die Kurzfassung (2–3 Minuten Review) und veröffentlicht sie:
- Protokoll per E-Mail/Teams-Post, Link zur Quelle - Aufgaben automatisch in Planner/Asana mit Fälligkeitsdatum - Gesprächsnotiz im CRM bei kundenbezogenen Terminen - Dashboard für offene Punkte, Erledigungsquote und Durchlaufzeit - DSGVO-konform: Aufbewahrungsfristen, Rollenrechte, Protokollierung sämtlicher Zugriffe.
Ergebnisse nach 6 Wochen Messung
- Nachbereitungszeit: von 60–90 Min auf 5–10 Min - Termintreue bei To-dos: +22 Prozentpunkte - „Offene Punkte ohne Verantwortliche“: –80 % - Suchzeit für Protokolle/Entscheidungen: –70 % - Führungskräfte entlastet: –3–4 Std/Woche
Was wir noch geschaffen haben
