Anforderungen & Herausforderungen
Zu viele Mails, zu wenig Struktur. Standardtexte wurden kopiert, Rückfragen kamen zu spät, Prioritäten fehlten. Das kostete Abschlüsse und Nerven.
- 60–80 Angebotsmails pro Woche, Peaks nach Messen
- Keine saubere Priorisierung, Standardfälle blockieren Fachkräfte
- Fehlende Angaben führen zu Ping-Pong-Mails
- Mails gehen im Team-Postfach unter (Urlaub/Krankheit)
- Keine Transparenz über Antwortzeiten und Quote
Wie wir es gelöst haben
Eingehende Mails werden automatisch gelesen, Kernangaben (Produkt, Menge, Termin, Ort, Kontaktdaten) extrahiert und gegen Preise/Verfügbarkeit geprüft. Standardfälle erhalten sofort eine freigegebene Antwortvorlage; Sonderfälle landen mit Entwurf, Checklist und Priorität beim richtigen Mitarbeitenden. Jede Aktion wird protokolliert (DSGVO-konform) und im Dashboard sichtbar gemacht.
Ergebnisse nach 6 Wochen Messung: mediane Antwortzeit ~15 Minuten, Abschlussquote in der Angebotsphase +20–25 %, rund 6 Stunden Routinearbeit pro Woche entlastet, Fehler in Standardantworten deutlich reduziert.
Was wir noch geschaffen haben
